Ngày 17 tháng 5 năm 2021, UBND xã Giang Hải ban hành Thông báo số 236/TB-UBND về việc đánh giá nội bộ lần 01 năm 2021 tại Ủy ban nhân dân xã Giang Hải
Theo đó, để áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 của UBND xã Giang Hải có hiệu lực, hiệu quả, nhằm xác định sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) so với các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 và các quy định của Nhà nước có liên quan; xác định các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến đối với HTQLCL của UBND xã Giang Hải.
Trưởng Ban chỉ đạo ISO thông báo đến các đồng chí trong Ban chỉ đạo ISO, Phụ trách các Bộ phận và toàn thể cán bộ, công chức về kế hoạch “Đánh giá nội bộ lần 1 năm 2021” các bộ phận của UBND xã Giang Hải như sau:
1. Thời gian thực hiện: 01 buổi; Sáng ngày 25/5/2021.
2. Thành phần tham dự
Ban chỉ đạo ISO, cán bộ, công chức bộ phận Văn phòng - Thống kê, Địa chính NN - XD & MT, Tư pháp - Hộ tịch, Văn hóa - Xã hội và các thành viên liên quan của UBND xã.
3. Thành phần đoàn đánh giá nội bộ
Theo quyết định số 51/QĐ-UBND, ngày 17/5/2021 của Chủ tịch UBND xã.
Chia làm 4 nhóm:
- Nhóm 1:
+ Bà Lê Thị Hồng Thúy, Bộ phận Văn phòng-Thống kê xã: Trưởng nhóm.
+ Ông Trần Hữu Phước, CHT BCH Quân sự xã: Thư ký
+ Ông Ngô Văn Thành, Trưởng Công an xã: Thành viên
- Nhóm 2:
+ Ông Hoàng Trọng Thiện, Bộ phận Tư pháp-Hộ tịch: Trưởng nhóm.
+ Ông Phan Viết Tiên, Bộ phận Tư pháp-Hộ tịch: Thư ký
+ Ông Nguyễn Thanh Tịnh, Bộ phận Tư pháp-Hộ tịch: Thành viên
+ Bà Nguyễn Thị Thanh Vinh, Bộ phận Tư pháp-Hộ tịch: Thành viên
- Nhóm 3:
+ Ông Trần Ngọc Minh Châu, Bộ phận ĐC-NN-XD&MT: Trưởng nhóm.
+ Ông Nguyễn Xuân Tương, Bộ phận ĐC-NN-XD&MT: Thư ký
+ Bà Trần Thị Phương Hà, Bộ phận Văn phòng-Thống kê: Thành viên
+ Bà Mai Thị Ly Na, Bộ phận Văn phòng-Thống kê: Thành viên
- Nhóm 4:
+ Ông Nguyễn Văn Hùng, Bộ phận Văn hóa-Xã hội: Trưởng nhóm
+ Ông Nguyễn Hương Hồng Công, Bộ phận Văn hóa-Xã hội: Thư ký
+ Ông Huỳnh Quang Nam, Bộ phận Văn hóa-Xã hộị: Thành viên
4. Kế hoạch đánh giá
a) Thời gian:
- 07h30-7h45: Họp mở đầu
- 07h50-8h10: Đánh giá Ban lãnh đạo/Ban ISO;
- 08h15-08h35: Nhóm 1 đánh giá nhóm 2;
- 08h40-9h00: Nhóm 2 đánh giá nhóm 3;
- 09h05-9h25: Nhóm 3 đánh giá nhóm 4;
- 09h30-09h50: Nhóm 4 đánh giá nhóm 1
- 09h55-10h45: Chuẩn bị các báo cáo.
- 10h50-11h25: Họp bế mạc;
b) Địa điểm: Thực hiện đánh giá nội bộ tại các bộ phận liên quan.
5. Nội dung đánh giá
a) Đánh giá Ban lãnh đạo/Ban ISO: Xem xét xem các vấn đề sau:
- Đã có các quyết định kiện toàn Ban ISO, Bổ nhiệm lãnh đạo chất lượng (QMR), kiện toàn Ban soạn thảo ISO chưa? Nếu có, thì xem xét các văn bản minh chứng.
- Đã có Quyết định công bố Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng 2020 chưa? Mục tiêu chất lượng có khả thi không? Có đo lường được không? Có thời hạn để đạt được không?
- Đã xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2021 chưa? Hàng quý có đánh giá mức độ thực hiện các mục tiêu đề ra hay không? Nếu mục tiêu chưa đạt được hoặc đạt được ở mức độ thấp thì UBND xã đã có những giải pháp cụ thể gì? Nếu có, thì văn bản nào minh chứng cho điều đó.
- Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng có được treo trực quan cho cán bộ công chức và tổ chức công dân biết không?
- Các quy trình thủ tục đã có biểu mẫu đính kèm theo không? Các biểu mẫu kèm theo đã đúng và đạt yêu cầu chưa?
- Có sự phân phối các quy trình đến các bộ phận/lĩnh vực không? Có ký giao nhận không? Nếu có thì cho xem bản phân phối tài liệu.
- UBND xã có văn bản phân công/mô tả công việc của các bộ phận không? Nếu có thì cho xem văn bản phân công.
- UBND xã thu thập ý kiến của tổ chức công dân về hiệu quả giải quyết các thủ tục hành chính theo phương thức nào? Có tổng hợp, thống kê các ý kiến đó không?
Nếu có ý kiến phàn nàn về chất lượng dịch vụ công, UBND xã đã có giải pháp xử lý như thế nào?
b) Đánh giá các Bộ phận/lĩnh vực theo nhóm: Xem xét các vấn đề sau:
- Nhận thức chung của đội ngũ cán bộ, công chức của UBND xã về tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015: Hỏi các cán bộ/công chức bên đánh giá một số khái niệm cơ bản như:
+ Chính sách chất lượng của xã là gì? Nêu một vài chính sách?
+ Mục tiêu chất lượng của xã là gì? Nêu một số mục tiêu liên quan đến lĩnh vực phụ trách của các anh/ chị?
+ Các anh chị có phân biệt được thế nào là tài liệu, hồ sơ không? Cho ví dụ thực tế của bộ phận mình?
- Xem xét Hoạt động kiểm soát tài liệu của bộ phận/lĩnh vực:
+ Tài liệu, quy trình có sẵn có tại nơi sử dụng không?
+ Đã bổ sung đầy đủ các biểu mẫu đúng theo quy định không?
+ Có soát xét, cập nhật, thay đổi, nhận biết tình trạng sửa đổi hiện tại của quy trình/tài liệu không?
+ Có lập danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài liên quan đến lĩnh vực/bộ phận của mình chưa? Nếu có, thì xem hồ sơ chứng minh.
+ Cách thức các anh chị kiểm soát các tài liệu dưới dạng phương tiện điện tử như thế nào?
- Xem xét hoạt động kiểm soát hồ sơ của bộ phận/lĩnh vực:
+ Các bộ phận có lưu giữ hồ sơ đúng theo quy trình không?
+ Xem thực tế cách thức sắp xếp, bảo quản, sử dụng như thế nào.
+ Xem có dấu hiệu nhận biết hồ sơ không: gáy hồ sơ có đồng bộ không, đúng theo quy trình kiểm soát hồ sơ không? Có danh mục hồ sơ đính kèm không?
+ Bộ phận/lĩnh vực được đánh giá Kiểm soát các hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính có đảm bảo theo đúng trình tự quy trình quy định không?:
Bốc ngẫu nhiên một vài hồ sơ giải quyết một số các thủ tục để kiểm tra.
Hoặc yêu cầu Bộ phận/lĩnh vực cho xem một vài hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính theo quy trình cần kiểm tra xem đã đảm bảo chưa?
- Trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, các bộ phận/lĩnh vực có thực hiện lấy ý kiến của tổ chức/công dân để đo lường mức hài lòng của tổ chức, công dân không?
- UBND xã (Bộ phận tài chính - kế toán) có lập Danh mục nhà cung cấp các dịch vụ mua hàng cho UBND xã không?
6. Tổ chức thực hiện
6.1. Các bộ phận/đơn vị được đánh giá: Cần phải:
- Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện làm việc với đoàn đánh giá nội bộ.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan (Hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính theo quy trình, các sổ, quy trình, tài liệu...) để sẵn sàng cung cấp cho đánh giá viên khi cần thiết.
- Phải sắp xếp hồ sơ gọn gàng theo phương châm dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Các hồ sơ sắp xếp phải đảm bảo theo yêu cầu của quy trình kiểm soát hồ sơ.
- Thấu hiểu chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng 2021 của UBND xã và một số khái niệm cơ bản của ISO 9001:2015.
- Sẵn sàng hợp tác, tiếp thu và cầu thị, không ngại khi có sự không phù hợp được phát hiện.
6.2. Các nhóm đánh giá nội bộ
- Chuẩn bị: nghiên cứu bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015; Sổ tay chất lượng; Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng của UBND xã Giang Hải.
- Thành viên các nhóm đánh giá phải nghiên cứu trước các nội dung đánh giá nêu trên.
- Trưởng nhóm phân công cán bộ hỏi và thư ký phải ghi chép khách quan những nội dung câu hỏi và thực tế diễn ra tại các bộ phận.
- Các đánh giá viên không nên dựa vào trí nhớ, luôn kiểm tra sự phù hợp, không kết luận vội vàng, hãy kiểm chứng qua các bằng chứng khác vì hồ sơ luôn là bằng chứng khách quan nhất.
6.3. Ban ISO
- Ban ISO phân phối Kế hoạch đánh giá nội bộ năm 2021, Chương trình đánh giá nội bộ đợt 01 năm 2021, Thông báo đánh giá nội bộ đến các bộ phận/cá nhân liên quan trước khi thực hiện đánh giá nội bộ ít nhất 02 ngày để các bộ phận/cá nhân nắm rõ nội dung công việc thực hiện.
- Ban ISO chuẩn bị sẵn các phiếu sau để phân phối đến các nhóm đánh giá vào đầu buổi đánh giá:
+ Phiếu đánh giá (thư ký dùng để ghi chép trong quá trình đánh giá);
+ Phiếu Báo cáo đánh giá tổng hợp (để tổng hợp kết quả đánh giá);
+ Phiếu Báo cáo sự không phù hợp (dùng khi có sự không phù hợp);
+ Phiếu theo dõi báo cáo sự không phù hợp (dùng theo dõi việc giải quyết sự không phù hợp).
- Tổ chức đánh giá nội bộ theo kế hoạch được duyệt.
- Đôn đốc, giám sát, tổng hợp kết quả tự đánh giá, đánh giá nội bộ của các đơn vị theo quy định và Báo cáo Lãnh đạo UBND xã theo yêu cầu.
Nhận được thông báo này yêu cầu Trưởng Ban ISO, thư ký Ban ISO và các bộ phận/đơn vị nghiêm túc tổ chức thực hiện các nội dung trên để tiến hành đánh giá nội bộ lần 01 năm 2021 tại UBND xã đạt hiệu quả, chất lượng cao./.