I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tổ chức các hoạt động văn thư, lưu trữ góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan.

- Nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn nghiệp vụ và công tác văn thư, lưu trữ. Đưa công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan đi vào nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc.

2. Yêu cầu

- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo các quy định của pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan.

- Tập trung chỉ đạo có hiệu quả việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đặc biệt là việc lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành. Xử lý trách nhiệm của cán bộ, công chức không nghiêm túc tổ chức triển khai thực hiện công tác này.

II. NỘI DUNG KẾ HOẠCH

1. Tăng cường công tác thông tin tuyên truyền các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ; tầm quan trọng cũng như những hiệu quả mà việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại cho hoạt động của cơ quan nói chung và các hoạt động về văn thư, lưu trữ của cơ quan nói riêng. Thường xuyên cập nhật các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử; thực hiện rà soát, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử.

2. Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử; trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng về công nghệ thông tin để làm chủ, phát huy tối đa lợi thế của công nghệ trong giai đoạn mới đáp ứng yêu cầu lưu trữ điện tử.

3. Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị đảm bảo vận hành Hệ thống Quản lý văn bản điều hành; đáp ứng các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ tạo lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ điện tử.

4. Thực hiện nghiêm túc việc cập nhật Danh mục hồ sơ và lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành. Chỉ đạo cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật.

5. Bố trí phòng, kho và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ; thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo quản tài liệu lưu trữ.

6. Thực hiện thu hồ sơ, tài liệu về kho lưu trữ để bảo quản tập trung hồ sơ, tài liệu; bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng; tạo cơ sở cho việc thực hiện số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

7. Thực hiện việc bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư đảm bảo thực hiện đầy đủ các hoạt động về văn thư, lưu trữ của cơ quan.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Công chức Văn phòng - Thống kê:

- Tham mưu UBND xã tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ.

- Tăng cường việc theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện Kế hoạch và báo cáo kết quả cho UBND xã, UBND huyện.

- Chủ trì, phối hợp với các ngành, đoàn thể có liên quan để triển khai có hiệu quả các nội dung của kế hoạch trong phạm vi, quyền hạn được giao.

2. Công chức Tài chính - Kế toán:

Cân đối ngân sách, bố trí kinh phí cho các hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ theo Điều 39, Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư để tổ chức tốt các hoạt động về văn thư, lưu trữ.

Căn cứ vào tình hình thực tế tại cơ quan, cán bộ, công chức xã thực hiện nghiêm túc các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ theo Kế hoạch này./.